Hvordan kan ticketing optimere din kundeservice

Joakim Steenfos

6 feb, 2024
Hvordan kan ticketing optimere din kundeservice

En velfungerende kundeservice er afgørende for at fastholde tilfredse kunder og sikre en virksomheds kontinuerlige vækst – og undgå chrun. Her kommer ticketing ind i billedet. Et ticketing-systemer er blevet et uundværligt værktøj for kundeserviceteams. Et ticketing-system håndtere kundehenvendelser ved at organisere dem i “tickets“, der sporer og administrerer interaktioner med hver enkelt kunde. I denne guide kommer vi igennem:

  • Hvad er ticketing
  • Ticketings rolle i kundeservice
  • Forskellige typer af ticketing-systemer
  • 3 fordele ved ticketing
  • Vælg det rette ticketing-system
  • Implementering af ticketing i kundeservice

Hvad er ticketing?

Ticketing er processen med at katalogisere og håndtere kundehenvendelser i et struktureret format. Ticketings formål er, at til at skabe orden i kommunikationen mellem kunder med spørgsmål og virksomheder.

Ved at anvende et ticketing-system bliver hver henvendelse tildelt en unik identifikator, hvilket muliggør effektiv sporing og håndteringsproces. Systemet sikrer, at alle informationer om interaktionen er tilgængelige for de relevante personer i kundeservice. Med andre ord betyder det, at man ikke bliver personafhængig ift. at løse kundeservice-hendvendelser fordi, man ikke er sat ind i samtalen/emnet – da alt dataen er i ticketing-systemet.

Det er afgørende at vælge et ticketing-system, der kan integreres med jeres øvrige IT-systemer – herunder CRM system. En nativ integration (en integration, man ikke selv skal ‘bygge’) gør jeres arbejde strømlinet og vil hjælpe med, at forbedre kundeserviceoplevelsen betydeligt.

Et godt ticketing-system tilbyder desuden avancerede funktionaliteter såsom prioritering af henvendelser, automatiseret besvarelse og dataanalyse. Disse funktioner kan optimere responseffektiviteten og kundeinteraktionens kvalitet.

Effektiv ticketing er fundamentet for en stærk kundeservice. Det sikrer overblik, ensartethed og kvalitet i behandlingen af hver eneste kundehenvendelse.

Ticketings rolle i kundeservice

Ticketing spiller en afgørende rolle for at opretholde excellence i kundeservice ved at strukturere og prioritere henvendelser. Med et ticketing-system opnår virksomhederne en overskuelig platform, der ikke blot håndterer indkomne anmodninger, men også skaber grundlag for detaljeret rapportering. Det er kundeservices værktøj, der skal være med til, at sikre, at hver kundeinteraktion bliver registreret, kategoriseret og fulgt til dørs med den passende opmærksomhed og kompetence, hvilket i sidste ende bidrager til kundernes tilfredshed og loyalitet.

Effektiv håndtering af kundeforespørgsler

Ticketing systemer effektiviserer håndteringen af kundeforespørgsler ved at sikre en metodisk opfølgning og muliggør det bedste svar på henvendelsen.

Ved at implementere et robust ticketing system kan I forbedre jeres responstider markant, øge kundetilfredsheden, og levere en mere ensartet serviceoplevelse, alt sammen grundlagt på dataanalyse og kundeadfærd.

Integrationen af kunstig intelligens og automatisering i ticketing systemer muliggør en proaktiv tilgang til kundeservice. Dette øger løsningens effektivitet og sikrer en fremtidssikret investering.

Organisering og prioritering af opgaver

Et velfungerende ticketing-system er fundamentet for optimal opgavehåndtering inden for kundeservice. Systemet muliggør en transparent procedure for tildeling af sagsbehandling, hvorved effektiviteten og ekspeditionen fremmes.

En struktureret tilgang sikrer, at ingen sager går tabt i processen. Denne organisering frembringer en klart defineret arbejdsstrøm, som er essentiel for teamsucces.

Prioritering er nøglen til at håndtere kundehenvendelser effektivt. Et ticketing-system skal give medarbejderne værktøjer til at evaluere og klassificere opgaver efter deres hastighed og betydning. Derved sikres, at kritiske sager får øjeblikkelig opmærksomhed, mens mindre hasteopgaver planlægges passende.

Forskellige typer af ticketing-systemer

Ticketing-systemer kan kategoriseres efter de funktionaliteter og platforme, de opererer på. Cloud-baserede løsninger tilbyder ofte større skalerbarhed og tilgængelighed, hvilket kan være afgørende for virksomheder med stor volumen af kundehenvendelser.

På den anden side kan on-premises løsninger give en højere grad af brugerdefineret kontrol og sikkerhed da data hostes internt. Men disse systemer kan være mere omkostningstunge og komplekse at vedligeholde, hvilket stiller større krav til virksomhedens IT-ressourcer.

Valget mellem open-source og proprietære ticketing-løsninger afhænger af virksomhedens specifikke behov og tekniske kompetencer. Open-source software tilbyder fleksibilitet og tilpasning, mens proprietære systemer ofte leveres med fuld support og opdateringer.

Cloud-baserede løsninger

Cloud-baserede ticketing-systemer er kendetegnet ved deres fleksibilitet og skalerbarhed. De muliggør nem adgang til systemets funktioner, uanset brugerens geografiske placering, så længe der er internetadgang.

Disse systemer tilbyder hurtig implementering og opdatering af funktioner, hvilket reducerer behovet for omfattende IT-ressourcer internt i virksomheden. De skaber samtidig muligheder for integrering med andre cloud-baserede tjenester, hvilket giver et mere samlet overblik over kundecentrets aktiviteter og kundekommunikation. Dette er især fordelagtigt for virksomheder, der vægter agilitet og omstillingsparathed højt.

På den sikkerhedsmæssige front, tilbyder mange leverandører robuste protokoller for databeskyttelse og compliance, selvom dataene hostes eksternt. Dette skyldes, at leverandørernes forretningsmodeller er afhængige af deres evne til at sikre kundernes tillid.

Ved valg af en cloud-baseret løsning er det essentielt at vurdere leverandørens omdømme og erfaring inden for branchen, samt deres forpligtelse til løbende at opdatere og vedligeholde systemet. Det sikrer, at systemet forbliver kompatibelt med nye teknologier og sikkerhedsstandarder, og at virksomhedens investering er fremtidssikret.

Få en introduktion til hvordan HubSpot kan hjælpe jer.

On-premise systemer

On-premise ticketing systemer involverer installation af software direkte på virksomhedens egne servere.

  1. Fuld kontrol over data og systemer: Virksomheden ejer sin egen data og har fuld kontrol over ticketing systemets setup og vedligeholdelse.
  2. Tilpasning: Muligheder for dybdegående tilpasning, der matcher virksomhedens specifikke behov og workflows.
  3. Sikkerhedsforhold: Større mulighed for at tilpasse sikkerhedsforanstaltninger til interne standarder og compliance krav.

Det kræver signifikante forudgående investeringer i hardware og IT-ressourcer for at kunne drive og vedligeholde systemet effektivt.

Datahåndtering og opdateringer ligger udelukkende i virksomhedens hænder, hvilket kan være en fordel for nogle, mens det for andre er en ressourcekrævende opgave.

3 fordele ved ticketing

Et væsentligt element i kundeservice er evnen til at spore og håndtere henvendelser effektivt, hvilket ticketing systemer tilbyder. En primær fordel er overblikket over kundeinteraktioner, der giver et helhedsorienteret billede af kundens rejse og fremmer en personlig og konsistent serviceoplevelse.

Desuden understøtter ticketing systemer en strømlinet arbejdsproces hos kundeservicepersonale. Ved at tillade oprettelse, tildeling og prioritering af sager, muliggør ticketing systemer en mere målrettet og tidseffektiv sagsbehandling. Dette optimerer ressourceallokeringen og sikrer, at hver henvendelse håndteres med den rette hastighed og opmærksomhed, baseret på dens kompleksitet og urgens.

Centraliser ticketing

Skab fundamentet for effektiv servicehåndtering.

Centralisering af ticketing er en forretningskritisk prioritering. Dette strategiske træk sikrer, at alle kundehenvendelser konvergerer på én platform, hvilket skaber en ensartet behandling af sagerne. Etablering af centrale systemer forbedrer ikke bare responstiderne, men sikrer også højere kvalitet i kundeinteraktionerne og bedre intern kommunikation.

Optimer tildelingen og sporingen af henvendelser.

Ved at vælge et centraliseret ticketing system opnås – uden undtagelse – en forbedret logistik i sagshåndteringen. Dette tillader en præcis allokering af opgaver og en problemfri sporing gennem hele forløbet. Herved bliver hver interaktion sporbart og tilgængeligt for relevante parter.

Reducer omkostninger og administrative byrder.

Centraliseret ticketing automatiserer og effektiviserer sagsbehandlingsprocesserne, der resulterer i en signifikant reduktion af de administrative omkostninger. Den samlede økonomiske besparelse kan reinvesteres i andre vækstfremmende tiltag inden for virksomheden.

Effektiviser kunderservice med ticketing

Når kunderne kontakter en virksomhed, uanset medium, genererer et effektivt ticketing-system automatisk en sag eller ticket. Dette system centraliserer alle henvendelser og leverer et klart overblik samt prioritering af opgaver, hvilket er afgørende for at tilbyde en konsistent og rettidig service. Gennemskuelighed og sporbarhed er en direkte konsekvens af en værdidrevet ticketing-løsning.

Implementering af et sådant system forbedrer – uden tvivl – kundetilfredsheden og -loyaliteten, eftersom kunderne møder en homogen og professionel behandling. Dertil kommer en reducering af fejl og misforståelser, som yderligere bidrager til en fortvarende positiv kundeoplevelse.

Integrationen af et ticketing-system i kundeserviceprocesserne sikrer ikke blot en mere strømlinet kommunikation internt i organisationen, men optimerer også kundens rejse fra første kontakt til afslutning af sagen. Derved styrkes virksomhedens omdømme, og de opnår et konkurrencedygtigt forspring.

At strukturere og forenkle kundesupportaktiviteterne ved at implementere et avanceret ticketing-system er en investering, der hurtigt betaler sig tilbage. Med fremskridtet inden for teknologien i 2023, har valgmulighederne aldrig været mere tilgængelige eller målrettede. En granskning og valg af det passende system er afgørende for at høste de numerøse fordele, som et skræddersyet ticketing-system kan tilbyde til din virksomhed.

Lav rapporter på jeres ticketing

At skabe rapporter baseret på data fra et ticketing-system kan afdække indsigt i kundeservicepræstationen og identificere områder til forbedring. Det er essentielt for løbende optimering.

Rapporter kan give overblik over f.eks. respons- og løsningstider.

Dybdegående analyse af ticketing-data kan give indsigt i kundebehov og forventninger, samt virksomhedens evne til at håndtere spidstider og komplekse henvendelser, hvilket fremmer proaktiv indgriben.

Avancerede ticketing-systemer tillader tilpasning af rapporter til specifikke behov, øger forståelsen af kundeservicelandskabet og muliggør datadrevne beslutninger, der forbedrer kundeoplevelsen. Med disse data kan virksomheder prioritere ressourceallokering og identificere succesfulde strategier for kundeserviceexcellence.

Vælg det rette ticketing-system

Et godt ticketing-system skal være intuitivt og tilgængeligt for hele kundeserviceteamet, samtidig med at tilbyde en dybdegående funktionalitet. For at understøtte dette behov, bør man overveje systemets brugervenlighed og tilpasningsevne, samt evnen til at integrere med eksisterende arbejdsprocesser og softwareløsninger.

I vurderingen af et ticketing-system er det ligeledes kritisk at identificere, om systemet skalerer sammen med din virksomheds vækst og udvikling. Sørg for at foretage en grundig analyse af systemets features, herunder automatisering, rapporteringsværktøjer og kundeservicemoduler. Disse funktioner skal effektivt kunne tackle både nuværende og fremtidige udfordringer.

Inkluder altid sikkerhed og datasikring som en central del af vurderingen. Et robust ticketing-system bør beskytte følsomme kundedata og overholde gældende privatlivslovgivning, hvilket er essentielt for at opretholde kundetillid og -loyalitet.

Læs mere om HubSpot Service Hub

Funktioner og tilpasningsmuligheder

Moderne ticketing-systemer tilbyder en række funktioner, der skal optimere kundeservicens effektivitet og fleksibilitet.

  • Ticket tildeling og overblik sikrer, at henvendelser hurtigt når frem til den rette medarbejder.
  • Automatisering af rutineopgaver minimerer manuel håndtering og forbedrer responsiviteten.
  • Integration med andre softwareløsninger muliggør en sammenhængende og strømlinet arbejdsproces.
  • Selvbetjening og kundebaser tillader kunderne at finde svar uden direkte kontakt med kundeservice.
  • Skalerbarhed sikrer, at systemet kan udvikle sig i takt med virksomhedens behov.
  • Dataanalyse og rapporteringsværktøjer giver dybdegående indsigt i kundeservice præstationer og tendenser.

Valget af et system med omfattende tilpasningsmuligheder er nøgleelementet i at sikre en god brugeroplevelse.

Ticketingsystemets skalérbarhed og fleksibilitet er afgørende for at kunne understøtte virksomhedens vækst og foranderlige behov.

Integration med andre systemer

Integration med eksisterende virksomhedsværktøjer er et afgørende kriterium ved valg af ticketing-system. Det sikrer kontinuitet og effektivitet i arbejdsprocesserne. En sømløs integration mellem forskellige softwareløsninger muliggør en holistisk tilgang til kundeservice.

Et optimalt ticketing-system bør derfor være kompatibelt med virksomhedens CRM-system, e-mail-platforme og eventuelt ERP-systemer. Dette sikrer, at alle kundeoplysninger og interaktioner kan synkroniseres og tilgås centralt, hvilket understøtter et konsistent serviceforløb.

Ydermere er integration med markedsføringsværktøjer og analyseplatforme essentiel for at forstå kunderejsen i sin helhed. Dette giver mulighed for at aflæse tendenser, måle tilfredshed og optimere kundetilfredsheden baseret på konkret data.

Effektiv dataudveksling mellem ticketing-systemet og andre forretningssystemer fremmer proaktiv problemhåndtering og kvalitetsforbedring. Denne interoperabilitet er nøglen til at opbygge en data-drevet kultur, hvor beslutninger er baseret på reelle indsigter.

Et robust API er fundamentet for vellykket integration mellem systemerne. Uden et stærkt API kan datadeling være kompliceret og ressourcekrævende, hvilket underminerer systemets effektivitet.

Implementering af ticketing i teamet

Implementering af et ticketing-system kræver nøje planlægning og tilrettelæggelse af jeres processer. Det er vigtigt at sikre, at hele teamet er involveret, informeret og uddannet i brugen af systemet for at fremme en smidig overgang og minimering af driftsforstyrrelser.

I overgangsperioden til et nyt ticketing-system er det essentielt at have en klar feedback-loop på plads. Det er afgørende, at kundeservice får den nødvendige støtte til at navigere i eventuelle tekniske udfordringer, samt at de har adgang til ressourcer og vejledning til at udnytte systemets fulde potentiale.

Målet med implementeringsfasen er at skabe integrerede arbejdsrutiner, hvor ticketing-systemet naturligt understøtter virksomhedens kundeserviceambitioner. Dette kræver en løbende vurdering af systemets anvendelighed og tilpasning efter teamets feedback og kundeoplevelser.

Uddannelse og onboarding

En grundig introduktion til systemets funktionaliteter er essentiel. Dette bør inkludere praktiske øvelser, der simulerer reelle arbejdsscenarier.

Det er vigtigt at uddannelsesprogrammet adresserer specifikke brugsscenarier, der afspejler de udfordringer medarbejderne vil møde.

For at sikre en dybdegående forståelse af systemet, bør onboarding-processen være skræddersyet til jeres organisationen og ikke blot online youtube videoer. Dette indebærer tilpasning af træningsmateriale til at dække de unikke behov hos kundeservicerepræsentanter, ledere og teknisk support. Mange virksomheder vælger at oprette playbooks hvori, der står de mest gængse processer og hvordan man udfører dem.

Overvågning og optimering af performance

For at forbedre kundeserviceteamets performance, er det essentielt at benytte sig af et ticketing system, der giver dybdegående indsigt i hver enkelt ticket’s livscyklus – altså fra kundehenvendelsen sker til den er lukket. Det er vigtigt, at systemet kan levere realtidsdata, som kan danne grundlag for performanceanalyser og hjælpe med at identificere mønstre, forsinkelser og ineffektiviteter. Gennem en løbende analyse af disse data, bliver det muligt at træffe beslutninger om forbedringer og dermed optimere kundeserviceoplevelsen.

Har du nogle spørgsmål, eller vil du høre hvordan Radiant kan hjælpe dig?

Kontakt os i dag og hør hvordan vi kan booste dit salg eller optimere jeres salg, marketing og CS i HubSpot

Lignende webinarer

Måske er du også interesseret i…

International Telemarketing

International Telemarketing

International telemarketing åbner døren for, at du kan nå ud over dit lokale marked og engagere sig direkte med ...